So setzen Sie die Erfolgstechnik der Wochenplanung optimal um

Die Erfolgstechnik der Wochenplanung

So planen Sie Ihre Woche richtig:

  1. Planungswerkzeug anpassen
    Nutzen Sie bei Ihrer Zeitplansoftware oder Ihrem elektronischen Organizer die Wochenübersicht. Wenn Sie mit einem Zeitplanbuch arbeiten, hilft Ihnen ein Kalendarium, das eine Woche über zwei Seiten hinweg anzeigt.

  2. Termine planen
    Planen Sie immer bereits Freitagabends die kommende Woche und zwar inklusive privater Termine, auch fürs Wochenende.

  3. Aufgaben planen
    Ihr elektronischer Kalender oder Ihr Kalender in Papierform enthält neben den Terminen auch Raum für die To-dos, also Ihre Aufgaben.

    Tragen Sie dort für die kommende Woche bevorzugt nur die wichtigen Aufgaben ein, Aufgaben, die Sie Ihren großen Zielen näher bringen. Diese werden dem Tagesgeschäft vorgezogen und zu Beginn des Arbeitstages, wenn noch die meiste Energie vorhanden ist, in Angriff genommen.

    Nebenrangige Aufgaben arbeiten Sie so weit wie möglich nach dem Direkt-Prinzip ab, das heißt: Alle Aufgaben, deren Erledigungen nicht mehr als 3 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, bearbeiten Sie sofort. So vergessen Sie nichts, schieben nichts auf, müssen wenig notieren und haben den Kopf frei.

  4. Dauertermine automatisieren
    Geben Sie Zeitfenster für private Aktivitäten oder strategische Aufgaben als Dauertermine in Ihre Zeitplansoftware oder Ihren Organizer ein. So ist dieser Zeitraum in Ihrer Wochenplanung automatisch reserviert. Im Zeitplanbuch tragen Sie solche Zeitfenster vierteljährlich für das kommende Quartal ein.

  5. Platz reservieren
    Lassen Sie bei Ihrer Planung ausreichend Lücken für all die Kleinaufgaben, die täglich hinzukommen und die Sie nach dem Direkt-Prinzip sofort erledigen. Faustregel: Verplanen Sie maximal 60 % Ihrer regulären Arbeitszeit. Wenn Ihre Arbeit sehr ereignisgesteuert ist, beispielsweise im Kundenservice, sollten Sie deutlich weniger verplanen.

  • Planen Sie den nächsten Tag
    Verfeinern Sie Ihre Wochenplanung indem Sie jeweils den nächsten Tag planen. Vieles hat bereits Gestalt angenommen und Sie können noch konkreter als bei der Wochenplanung vorgehen.

    Wenn Sie den nächsten Tag planen, verschaffen Sie sich gegenüber Ihren Konkurrenten einen enormen Vorsprung, da die meisten Ihrer Mitbewerber darauf verzichten. Wenn diese planen, dann planen sie nicht konkret genug, sie priorisieren nicht, oder noch schlimmer, sie versuchen den Tag zu planen, wenn dieser bereits begonnen hat. Zu diesem Zeitpunkt sind Sie bereits voll in Fahrt.