Das VDN-Prinzip
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung
Organisieren Sie Ihre Aufgaben, Besprechungen und Projekte nach dem VDN-Prinzip?
V steht für Vorbereitung, D für Durchführung und
N für Nachbereitung; bei dem Prinzip geht es also eigentlich um
nicht mehr als die Erinnerung daran, dass jede Aufgabenerledigung in drei Schritten
erfolgt.
Der Alltag zeigt jedoch, dass vor allem die Nachbereitung gerne unter den Tisch
fällt, was den Erfolg einer Aktion empfindlich schmälern kann, unabhängig von allen
Investitionen in Vorbereitung und Durchführung.
Vorbereitung
Bereiten Sie jede wichtige Aktion und jeden wichtigen Termin gründlich vor. Stellen
Sie sich vor, Sie wären ein Chirurg. Am Abend vor der Operation setzen Sie sich
in Ruhe hin und lassen jeden Schritt der Operation vor Ihrem geistigen Auge ablaufen.
Sie stellen sich alle Aktionen in der richtigen Reihenfolge bildlich vor. Wie würden
Sie das Skalpell ansetzen? Welche Anweisungen würden Sie an Ihre Kollegen geben?
Wie werden die darauf reagieren? Was müssen Sie besonderes deutlich hervor heben?
Nur von so einem Arzt möchte ich mich operieren lassen. Agieren Sie auch vor einem
Geschäftstermin wie dieser Operateur. Halten Sie außerdem den geplanten Ablauf mit
einem Gesprächsleitfaden fest.
Durchführung
Beim Termin selbst konzentrieren Sie sich auf Ihr Gegenüber und auf die Angelegenheit,
die Sie abwickeln wollen. Dabei geht es meist darum, sehr aufmerksam zuzuhören,
den Standpunkt des Gesprächspartners zu verstehen, wichtige Informationen zu notieren.
Machen Sie nicht den Fehler und überschütten Sie den Gesprächspartner mit einem
Redeschwall, sondern sagen Sie nur das Nötige. Meist geht es darum, Ihr Produkt
oder Ihre Dienstleistung, als spezifische Lösung für das Problem des Partners maß
zuschneidern. Ihr Produkt oder Ihre Leistung löst genau sein Problem. Dazu müssen
Sie zuerst sein Problem genau kennen. Das erfahren sie nicht mit einem Monolog Ihrerseits,
sondern durch Zuhören, durch das Eingehen auf Ihr Gegenüber und durch interessiertes
Nachfragen.
Nachbereitung
Lassen Sie nicht die Nachbereitung unter den Tisch fallen. Nur sie schließt eine
Aktion oder den Termin ab und zieht die Lehren daraus. Fragen Sie sich was bei dem
Termin gut gelaufen ist und was Sie für das nächste Mal verbessern wollen.
Wann soll die Nachbereitung am besten erfolgen? Drei Tipps dafür:
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Direkt danach
Die Nachbereitung – etwa eines Gesprächs – unmittelbar im Anschluss ist die effektivste
Vorgehensweise. Noch sind alle wichtigen Inhalte im Kopf. Gut geht das bei externen
Besprechungen auf der Rückreise, beispielsweise mit Notebook im Zug: Bedanken Sie
sich bei Ihren Gesprächspartnern, fassen Sie die Ergebnisse zusammen, und ordnen
Sie die To-do's, die daraus resultieren. Ein leichte Übung, die enorm viel bringt!
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Am Tag danach
Alternative ist der folgende Arbeitstag. Allerdings geht das eigentlich nur, wenn
Sie die Nachbereitung auch direkt als Termin notiert haben. Am besten erledigen
Sie die Nachbereitung noch, bevor Sie sich die vorgefundene Post ansehen oder Ihre
E-Mails abrufen.
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Zum Wochenschluss
Geschieht es immer wieder, dass Sie trotz bester Absichten die Nachbereitung nicht
zeitnah zur Aktivität erledigen, dann sollten Sie sich einen festen Nachbereitungsblock
in Ihrem Terminkalender reservieren, beispielsweise immer am Freitag nachmittags.
Das ist allerdings die mühsamste Variante, da manches schon vergessen ist.
No job is finished until the paper work is done! Dieser Spruch sollte nicht nur
am Klosett hängen. Erst die Nachbereitung rundet eine Aktion ab und ermöglicht es,
dass wir daraus lernen und in der Folge immer besser werden.